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【Evernote活用術】実録!この機能があるから私はプレミアム会員(有料会員)です


こんにちは、すーさん(@kobedzmint)です。
Evernoteというアプリをご存知ですか?Evernoteは一言で言えばメモアプリですが、テキストだけでなく写真や画像、音声やPDFといった様々な形式のデータを保存・管理することができます。

私はこのEvernoteアプリを愛用しています。Evernoteは私にとって、「保管庫」に近い存在です。様々な資料やメモ、思い出のすべてをEvernoteに保存しています。

そこで本ブログでは、 私の生活に欠かせないこのEvernoteについて、私自身の活用方法やおすすめポイントを紹介していきたいと思います。

about this article

Evernoteは今年で10周年です。私は2011年から利用を始めたのではや 7年。プレミアム会員は間が開きつつ5年ほどです。
最近はEvernoteが欠かせない存在になっていますが、最初からそんな存在であったわけではありません。何ヶ月もログインしなかった時期もあります。

今回の記事では、本ブログでのEvernote関連連載記事の第一号として、 私自身のEvernote歴およびなぜプレミアム会員を続けているかについて書きたいと思います。

すーさんのEvernote歴 from 2011年 to 2018年

2011~2014:イマイチ活用していなかった時期

2011年2月に利用を始めましたが、正直のところあまり印象に残っていません。最初の一年は、ドコモとのキャンペーンで無料でプレミアム会員になりましたが、一年後にベーシック会員へ。この頃は雑誌の記事をスキャンして保存したりしていましたが、あまり活用できずじまいでした。

2015:転機

転機が訪れたのは、2015年。現在の夫との結婚が決まり、様々準備をする必要が出て来ました。しかしながらお互い忙しくて顔を合わして話したり情報共有する時間がなかったので、その際に活用したのがEvernoteでした。

夫はEvernoteユーザーではなかったので私がメインとなり共有ノートブックを作成したり、資料などをノートにして共有するなどを行いました。その際に、これってすごく便利?と再認識し、そのまま結婚関連以外でも活用するようになりました。

この時、夫はEvernoteユーザーに私の招待経由でなったので、紹介によって獲得したポイントで私自身もプレミアム会員に再アップグレードしました。

2015〜2016:第一次ペーパーレス期

結婚関連の情報共有を機にEvernoteの便利さに気づいたので、ペーパーレス化をしてみようかと思い立ちました。この頃には私の周囲でペーパーレスが進み、資料が電子配布されたり、論文をPDFでダウンロードすることがより日常的になっていました。

そこで、PDF化してUSBに入れたままだった論文や資料をEvernoteに入れることにしました。だんだんその作業をしているうちに、Evernoteに全て必要なものがある、という状況が少しずつでき始めました。

また、PDFファイルだけでなく、テキストメモも直接打ち込むようにしました。

しかし、まだこの段階では活用できているという自信があるわけでもなく、なんとか使えているけれどもまだまだでした。

2016〜現在:人生の全てをEvernoteへ(大活躍期/第二次ペーパーレス期)

Evernoteの存在は、2016年の第一子誕生とそれに伴う生活の変化でより必要不可欠なものへと変化しました。

具体的には、今まではどちらかというとプライベートではEvernoteを活用していなかった私が、オンもオフも過去も未来もひっくるめて”人生の全て”をEvernoteへ保存するようになったのです。

育児

子どもの首が座った頃から少しずつですが児童館など赤ちゃん向けの施設に通うようになったのですが、私の住む地域は児童館情報などがPDFで配布されています。
なので、そのPDFをダウンロードしてEvernoteに保存して、いつどこでどんなイベントがあるかを把握していました。
また、児童館などでは歯磨き教室やトイトレアドバイスなど、子育てに関する講習も行われていたので、その講習でいただいた資料をPDF化し、Evernoteに保存して夫と共有するようにしました。

現在では、保育園関連の資料をEvernoteに保存し、夫と共有しています。基本的には私が保育園関連のあれこれを担っているのですが、私の体調がすぐれない時など、「Evernote見て!」の一言で済ませられるのがいいですね。

復帰

復帰する少し前くらいから、自分自身が育児に専念しすぎて今までの知識がゼロになったような、そんな無力感を感じるようになりました。なので、お出かけ先でお昼寝した時とかに少しでも資料や論文を読みたい!と思ったのですが、いかんせん持ち運びが重い

そこで、以前ペーパーレス化を目指したものの中途半場になっていたものを、再びペーパーレス化をすることにしました。そうすると、出先ではiPad pro一つでいいので、荷物の重さも許容範囲内。Evernoteアプリを参照すれば大体の資料がそこに入っているので、ちょっとした時間の活用をすることができます。

家族のこと

病院の通院歴からゴミ出しカレンダーまで家に関する情報はたくさんあるのですが、イマイチその情報を共有しきれていなかったので、思い切ってEvernoteにまとめることにしました。

結婚関連時で情報共有のしやすさははっきりと理解できていたにも関わらず、ついズボラで継続的にはできていなかったのです。しかし、一度情報共有してみるとやはり使いやすいですし、なにより紙の資料を保存し続けなくてもいいことが増えたのがありがたいです。ゴミ出しカレンダーや地域情報に関するものは、Evernoteに保存した段階で廃棄しています。

この機能があるからEvernoteプレミアム会員です

私のEvernoteプレミアム会員歴は、2011年と2015年以降現在に至るまでのおよそ5年ほどなのですが、その間私がプレミアム会員を継続する理由となっているプレミアム会員だけの機能について、私にとって必要不可欠な6つの機能を触れたいと思います。

Evernoteのベーシック会員とプレミアム会員の機能差については、以下の公式サイトをご覧ください。

アクセスできる端末が無制限

ベーシック会員では2台までに限定されていますが、プレミアムならば無制限。私の場合、MacbookAir、iPad pro、iPhoneの3台の端末を登録しています。
どの端末も必要不可欠なのです。

メールをEvernoteアカウントに転送

プレミアム会員限定の機能として、メールをEvernoteアカウントに転送、ノートを作成する機能があります。私はこの機能をとても活用しています。
メールで資料や議論に関する事項が送られてくるのですが、ついメールだとどんどん埋もれてしまうので、Evernoteに転送しています。添付資料も転送するだけでノートに添付されるので、とてもありがたいです。

後に資料や情報を探す際も、Evernoteに転送しておけば他の資料と一緒にメールも見つけることができるので、検索の手間が省けます

月間アップロード容量10GB

ベーシック会員は月間アップロード容量が60MBなのに比べて、プレミアム会員は10GBです。10GBで不便さを感じたことはありませんが、60MBの場合は、PDFや画像を添付したり、人生の全て”をEvernoteに保存するような使い方”をすると足りなくなってしまいます。

ノートの上限サイズ200MB

ベーシック会員はノートの上限サイズは25MBに対し、プレミアム会員は200MB。なんと、プレミアム会員のノートの上限サイズは、ベーシック会員の1ヶ月のアップロード容量より大きいのです。

私の場合、一つのノートに資料(しかも複数ファイル)と録音データを同時に入れることがあるので、このノートの上限サイズがとても重要になってきます。
アップグレードし忘れて数日間プレミアム会員ではなかったことが数ヶ月間に起きたのですが、容量大きめのノートたちが同期できず、慌ててプレミアム会員にもどりました。
これらのノートが存在する限り、私はプレミアム会員を継続することでしょう。

関連するノートコンテンツ紹介

プレミアム会員のみの機能の中に、コンテクスト機能というものがあります。これは、作成しているノートに関連するノートや関連するニュースを表示してくれる機能です。

ときどき似たような形式・内容の文書を作成するということがあるのですが、前回の文書のノートを示してあったのですぐに参照することができ、作業時間がとても短く済みました。ノート数が増えてくるとどんなノートがあったか把握できなくなりますし、検索だけでなくこのように自動的に提示してくれる機能に助けられます。

PDFやOffice文書内のテキスト検索

PDFで保存されている資料が多いので、テキスト検索は役に立ちます。また、PDFやマイクロソフト文書だけでなく、写真内の文字も検索するのがすごい!と思います。写真で保存していた時刻表や注文書も見落とされることなく検索してもらえました。

Evernoteには様々な機能があり、使い方も人それぞれです。本ブログでは私の実際の活用方法を中心にEvernoteに関する情報をお伝えしていけたらなと考えておりますので、よろしくお願いします。